Секретарское дело - Петрова Юлия

Запрос удобно использовать и в качестве «буфера» между таблицами и формой. Можно считать, что запрос – это та же таблица, только создаваемая в памяти компьютера на время работы программы. В запросе можно создавать вычисляемые поля, которых нет в исходных таблицах, сортировать и отбирать данные. При этом информация в исходных таблицах остается неизменной.

Форма представляет собой окно диалога или документ в электронном варианте. Любой пользователь работает со множеством диалоговых окон в программах, сконструированных для Windows. В MS Access пользователи сами могут создавать для себя окна не хуже фирменных, но именно с той информацией, которая им необходима. Форма может представлять собой документ, который надо выводить на печать. Служебные элементы формы не распечатываются, и пользователь получает на бумаге полноценный документ.

Отчет – средство создания сложных (в частности многостраничных) документов и вывода их на печать. Отчеты создаются на основе форм или отдельно, при помощи специальных средств. Особенность отчета заключается в том, что он формируется каждый раз заново, после того, как пользователь захочет его открыть. Поэтому иногда приходится ждать несколько секунд, пока форматирование отчета будет завершено. Зато в отчетах всегда присутствует актуальная информация.

В MS Access существуют две системы для создания программ обработки данных. Первая, позволяющая создавать макросы, упрощена настолько, что пользователь создает программы в режиме диалога, имея все необходимые подсказки. Вторая основана на использовании языка Visual Basic. Программы в этом случае хранятся в так называемых модулях. Эта система более сложная, но зато она обладает большими возможностями.

Для создания файла выполним последовательно 8 операций.

Выполните команду Создать. (New Database) меню Файл (File). Откроется диалоговое окно Создание базы данных (New Database).

Наберите имя файла создаваемой базы данных в поле Имя файла (File Name) – до 8 знаков без пробелов и нажмите кнопку ОК.

Для этой же операции в ряде случаев удобно пользоваться командой Сохранить как (Save As).

Теперь файл базы данных существует на жестком диске, и можно приступать к формированию внутренней структуры данных.

Следующий шаг – создание таблицы базы. Ее можно разрабатывать как самостоятельно (для чего нужен определенный опыт и заранее четко продуманный план и структура таблицы), так и с помощью Мастера (Table Wizard).

1. Укажите стрелкой мыши на ярлык (Table) и щелкните левой кнопкой мыши.

2. Нажмите находящуюся рядом кнопку Создать (New). Откроется диалоговое окно Создание таблицы (New Table) с кнопками Мастер (Table Wizard) и Новая таблица (New Table).

3. Нажмите кнопку Мастер (Table Wizard) этого окна. Откроется первое диалоговое окно Мастера – Разработка таблицы (Table Wizard).

4. В первом (левом) списке – Образцы таблиц: (Sample Tables) выберите название типа таблицы (например, Заказчики (Customers) или Адреса (Mailing List) и т. д. – в зависимости от назначения таблицы).

5. Во втором списке – Образцы полей: (Sample Fields:) последовательно выберите поля, необходимые для включения в таблицу (помните, что данные поля будут столбцами вашей таблицы). Для этого сначала щелкните стрелкой мыши по нужному полю в списке, а затем нажмите находящуюся правее кнопку «>». Проделайте эту операцию для каждого из подлежащих включению в таблицу полей.

6. Нажмите кнопку Далее> (Next>). Появится второе диалоговое окно Разработка таблицы (Table Wizard).

7. Здесь введите имя вашей таблицы и нажмите кнопку Далее> (Next>).

8. Появится третье диалоговое окно Мастера. Здесь вы можете убедиться, что произведенные установки правильны, вернуться в случае чего обратно, либо нажать кнопку Готово (Finish).

Структура таблицы базы данных готова. Она имеет указанное количество полей. Поля являются столбцами. Строки пока пусты – в них вы будете вносить соответствующую информацию – записи.

При работе с базой данных удобно использовать стандартные возможности, которые предоставляет Access.

Добавление записи.

Программа добавляет новую запись в таблицу, когда пользователь нажимает клавишу со стрелкой вниз, если курсор находится на последней записи. Но можно использовать и специальную кнопку:

– Новая запись.

Аналогичная кнопка есть и в строке «Запись» в формах.

Удаление записи.

Есть два варианта:

• выделить строку в таблице и нажать клавишу Del.;

• выделить строку (запись) и нажать кнопку:

– Удалить запись.

Сортировка и фильтрация.

Если необходимо отсортировать таблицу по одной из граф, надо установить курсор на эту графу и нажать кнопку:

– Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

Допустим, надо просмотреть строки таблицы, в которых есть заданное слово. Тут поможет фильтр. Надо выделить искомое слово в любой строке и нажать кнопку:

– Фильтр по выделенному.

Для отмены фильтрации нажмите кнопку:

– Удалить фильтр.

Аналогичные функции доступны и в контекстном меню, связанном с ячейками таблицами, но контекстное меню обеспечивает дополнительные возможности. Например, в таблице указаны цены товаров, и надо просмотреть все товары, цена которых больше 3000 рублей. Установите курсор в графе «Цена» и нажмите правую кнопку мыши. В открывшемся контекстном меню в строке «Фильтр для» введите: >3000. Будет включен режим фильтрации (отбора). Для отмены этого режима используйте кнопку Удалить фильтр.

Нажмите кнопку Поиск и введите образец данных. Обратите внимание на опции в окне диалога. Можно искать с учетом клавиатурного регистра (строчные и прописные буквы будут различаться) или без различия строчных и прописных букв, по всей таблице или только по одному полю, вверх по таблице или вниз по таблице и т. д. Если фрагмент найден, то для поиска следующего такого же фрагмента надо нажать кнопку Найти далее в окне диалога Поиск.

Автоматический набор номера.

Если в базе данных введены телефонные номера, можно использовать кнопку:

– Автонабор.

Сначала нужно выделить (мышью) требуемый номер. Выделять номера можно не только в полях, предназначенных для хранения телефонных номеров, но и в любых текстовых данных.

Через некоторое время ваша база данных примет, скорее всего, довольно внушительный размер, и возникнет необходимость в быстром нахождении информации. Для этого следует использовать Запросы к базе данных.

По своему назначению Запросы можно подразделить на:

Запросы-выборки (Select Queries) – служащие только для выбора информации из базы данных и ее отображения на экране, но не приводящие к изменениям в ней;

Запросы-действия (Action Queries) – служащие для внесения указанных в запросе изменений в определенные данные.