Секретарское дело - Петрова Юлия

Примите мои наилучшие поздравления по случаю успеха. Я только что узнал о Вашем повышении от главы отдела продаж.

Считается вполне уместным направлять поздравления по следующим случаям:

• день рождения адресата (дата основания организации-получателя);

• государственные праздники;

• профессиональные праздники;

• назначение на более престижную должность;

• присвоение почетного или специального звания;

• награждение;

• достижения на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, выигрыш тендеров, победы в конкурсах и соревнованиях и т. п.);

• заключение партнерских соглашений;

• годовщина сотрудничества (первая или «круглая»);

• ключевые события в личной жизни адресата (помолвка, свадьба, рождение ребенка, окончание учебного заведения, зашита диссертации, круглая годовщина свадьбы).

Письмо-приглашение. Целью письма-приглашения может быть приглашение на деловое (служебное) или торжественное (памятное) мероприятие:

1) заседание;

2) совещание;

3) конференцию;

4) семинар и т. д.

Письмо-приглашение может содержать:

1) полную повестку дня мероприятия;

2) фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;

3) фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;

4) информацию о проезде к месту приглашения;

5) другую информацию.

Особенности структуры письма-приглашения:

• первый абзац – вводная ключевая формулировка;

• второй абзац – информация о событии;

• третий (и четвертый) – формула вежливости, просьба ответить, ссылка на источник дополнительной информации о мероприятии.

В тексте часто используют устойчивые обороты:

«Приглашаем Вас на…»; «Просим принять участие в…»

Не принято направлять письма-приглашения по незначительным поводам, за исключением случаев, когда адресата нельзя проинформировать иначе, например, если он временно отсутствует.

Письмо-приглашение всегда носит персональный характер. Адресовать его можно конкретному лицу, группе лиц или организации. Оно должно быть кратким, четким и корректным с указанием места и времени проведения мероприятия, а возможно и формы одежды. В письме должна быть указана цель приглашения, а возможно и то, какого участия с его стороны ожидают организаторы мероприятия, например, выступления. В необходимых случаях допустимо попросить адресата подтвердить свое участие в мероприятии.

Модульное письмо (письмо-шаблон).

Размещается на почтовой открытке с заблаговременно напечатанным полиграфическим способом части повторяющегося (стандартного) текста.

Автор от руки заполняет такую открытку или допечатывает недостающий текст.

Бизнес-кард – разновидность корпоративной визитной карточки. Выполняет коммуникативную и представительскую функцию, служит для передачи информации исключительно делового (служебного) характера. Пересылается в конверте.

Бизнес-кард можно заполнять от руки или оформлять машинным способом. Из-за ограниченности бумажного пространства некоторые реквизиты, например, указание должности автора, можно опустить.

Блиц-ответ – краткий письменный ответ, высылаемый сразу же после прочтения письма, может оформляться от руки, как, например, резолюция, но написанная на отдельном листе бумаги.

5.2. Телеграммы

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках либо на обычно листе бумаги и печатаются на одной стороне листа через два межстрочных интервала прописными буквами.

Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело.

Данные, которые не передаются по телеграфу (почтовый адрес отправителя, подпись, дата), печатаются обычным способом под чертой, отделяющей их от текста. Если предприятие имеет условный телетайпный адрес, например «ТРАКТ», то вместо адреса указываются условные обозначения.

Текст телеграммы составляется без предлогов, союзов и знаков препинания, без переноса слов и не должен заканчиваться цифрами. Допускается обозначать значки препинания условными сокращениями:

ТЧК – точка.

ЗПТ – запятая.

ДВТ – двоеточие.

КВЧ – кавычки.

Слово «номер» также обозначается условно – НР.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Если при подписании телеграммы в нее были внесены исправления, то они заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направляемые нескольким адресатам, подписываются в одном экземпляре, на котором указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Международные телеграммы имеют некоторые отличия. Текст международной телеграммы печатается через два межстрочных интервала прописными буквами без красной строки, абзацев, переносов и исправлений.

Адрес международной телеграммы включает отметку о категории телеграммы, наименование адресата, наименование страны или пункта назначения.

В левом нижнем углу указывается номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона.

Основные требования к тексту телеграммы – краткость и ясность изложения.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью.

МОСКВА «КОНСАЛТ ПАРТНЕР»

ПРОШУ ПРИСЛАТЬ 14 НОЯБРЯ 2005 ПРОГРАММУ ОБУЧАЮЩЕГО СЕМИНАРА ТЧК

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ» ПЕЧАТЬ ПОДПИСЬ А.П.ИГНАТЬЕВ

__________________

ул. Советская, д.15, Москва, 125145

5.3. Телефонограммы

Телефонограмма – это документ по оперативным вопросам, который передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются при необходимости срочного оповещения о деловых встречах, совещаниях и т. п. и особенно о каких-либо изменениях в ранее запланированных мероприятиях.

Телефонограмма должна иметь следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дату, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи, указание должностей и фамилий (либо только фамилий) должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму, номера телефонов организаций, передавших и получивших телефонограмму.

Телефонограммы составляются на специальных бланках либо на листе бумаги формата А5 в одном экземпляре.

Телефонограммы подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем.

Текст телефонограммы должен быть лаконичным (не более 50 слов), четким, с акцентом на конкретные факты, даты, время и место.

Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагается список учреждений-адресатов с номерами телефонов.

5.4. Факсимильные сообщения

Факсимильные сообщения – копия документа на бумажном носителе, получаемая по каналам факсимильной связи.

По факсу могут быть переданы не только печатные документы, но и фотографические снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов. В целом факс оформляется так же, как деловое письмо, но существенным отличием является указание номера телефакса получателя в графе «адресат».

В зависимости от технического уровня телефакса отправитель может получать сообщения о доставке с указанием количества страниц отправляемого документа или же причин, по которым сообщение не может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код фирмы и номер телефакса получателя, дату, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат (Result). Такая информация отчетного характера может автоматически вноситься в создаваемый специальный журнал для регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем подшиваются, чтобы при необходимости отчет можно было предоставить клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет.